En el convulso entorno empresarial actual, los gestores se enfrentan a un exceso creciente de métricas que, paradójicamente, no siempre se traduce en mejores decisiones. De hecho, según algunas encuestas, se tiende a analizar menos de un tercio de los indicadores que manejan una organización. Y es que se genera mucha información innecesaria.
Para evitar este empacho de datos, surge el concepto de KPI (Key Performance Indicator), una herramienta diseñada no para engordar informes, sino para explicar primero qué sucede y luego, como ayudar a decidir qué se hace.
Algo más que números
Los KPI son clave para medir el grado en que se logran los objetivos estratégicos. Se trata de índices que comparan el resultado obtenido con una meta predefinida para evaluar el desempeño. Su función principal es ligar las operaciones diarias con la estrategia, alimentando instrumentos de gestión como los dashboards y los cuadros de mando, como el CMI.
A diferencia de las métricas genéricas, los KPI son específicos de cada empresa, y de su actividad y circunstancia. Además, cada estrategia exige sus propios KPI. Por eso, son más operativos que financieros.
Las características de un key performance indictor
Un KPI eficaz debe cumplir ciertas condiciones para ser útil. Entre ellas, debe:
- Ser causal y predictivo: un KPI suele ser un indicador adelantado. Mientras que los resultados financieros muestran lo que ya pasó, indicadores como la tasa de quejas de los clientes o el clima laboral anticipan y explican el éxito o fracaso futuro. Por ejemplo, igual que una alta tasa de reclamaciones hoy vaticina la caída futura de la rentabilidad, una cartera de pedidos grande asegura las ventas futuras.
- Estar vinculado a las operaciones: debe medir la gestión operativa (como la satisfacción del cliente o el cumplimiento de los plazos de entrega) y controlarse con la mayor frecuencia posible, a veces en tiempo real, como ocurre con la tasa de ocupación de un hotel.
- Ser controlable y contar con un responsable directo: debe depender, en general, del trabajo de un equipo concreto que tenga capacidad de influir sobre su valor, como ocurre con el departamento técnico frente a la calidad.
Muchos indicadores confunden
Para que un KPI en control de gestión sea relevante, debe hablar por sí mismo. Los expertos recomiendan limitar su número; aunque es difícil fijar una cifra exacta, se sugiere que para controlar una unidad de negocio debería haber poco más de un par de decenas de indicadores clave. Además, en lugar de un valor único, conviene fijar umbrales o rangos. Si el KPI sale de su intervalo de normalidad, se activa una alerta para que se actúe de inmediato.
El sector de paneles solares
Para entender la vinculación entre los KPI operativos y los financieros, consideremos un fabricante de paneles solares. Su índice clave puede ser el coste por vatio generado. Este indicador de resultados se descompone en dos indicadores operativos causales que lo explican:
- El coste por m²: mide la eficiencia del proceso productivo, que depende del diseño del panel, la tecnología de su fabricación, las economías de escala o la curva de experiencia
- La eficiencia (vatios por m²): mide la productividad para producir electricidad, que depende de la tecnología de generación o los materiales empleados, para una intensidad solar dada.
Al controlar estos KPI, la empresa no solo sabe si está ganando dinero, sino que identifica si el problema o la ventaja está en la producción del panel o en la tecnología de la generación.
Los KPI en control de gestión concretan el rumbo
Los KPI son más que números; son los factores que miden eficazmente la posición competitiva de la compañía y alinean las operaciones con la estrategia. En un mundo saturado de información, elegir un paquete correcto de key performance indicators es la diferencia entre navegar a la deriva o disponer de una hoja de ruta precisa hacia el éxito.
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